摘 要：录音带、视频、相片等有用文件的管理工作在每一个企业或单位都是被极度重视的，这类文件对于往后的发展有着不可忽视的作用。现在，人们都开始了对环境保护的讨论，所有相关的影视、录音、照片都对环境保护人员顺利开展工作有着巨大影响。笔者基于多年的环境保护实践活动，通过认真的研究和观察，提出了一些如何正确管理环境保护声像照片档案的想法，希望可以为管理人员提供有效建议。
关键词：环境保护;声像照片;档案管理
对于有保护价值的自然环境，相关照片和档案管理十分重要，它涉及社会、公共组织和个人，是为环境保护提供依据的有利材料。因为现代社会文明的发展以及信息时代的到来，社会生活正常加速，各类相机的出现为材料库添砖加瓦，让照片利用率得到很大提升的同时，也让其价值得到了充分的证明。建立一个有效的声像档案馆，可以凭借其独特性，在各种场合提供声像、照片，充分地配合有关人员进行调查以及解决新情况和新问题。
1 照片档案管理在信息读图时代存在的问题
在这个新经济时代，各种社会经济事件每分每秒都发生，在档案管理中，声像照片档案比视觉描绘更能客观实际地体现出事件的缘由和影响，而且归档作为证据的作用更具体。然而，在以前，由于当时音频和图像数据量很小，要完全记录需要采用更加复杂的设备、甚至是更多的仪器辅助。但在当今时代，存量已不再是问题，因为摄影、录制和视频技术很普遍，并且设备轻巧便于携带。
例如，有用事件记录每天都有2 000多张照片，其中，最具价值的有1 000多张。各种组织和公司的日常工作报告声像、照片更是数不胜数，这对照片的收集和整合造成了一些问题。首先，图像文件集合不完整且分类不清，各部门的文件管理人员对照片文件整理不够重视，因此，在不知道收集图像文件的范围和要求的情况下，他们很容易为完成工作而胡乱排放。有时候设备生成的重要部分相关照片也没有被存储，如果是机密档案，一旦流出将造成难以挽回的损失。其次，图片库的组织是非科学的，标准化的。有些单位整理归纳需要很长时间，因此，大量未分类的信息可能会因时间而混淆或分散。某些照片因为存放不当而导致它们无法准确地再现，或者不包含文字说明的照片中记录的信息模糊不清。再次，数码摄影取代了过去的绘画和笔记。但是依然会因为创建、收集和组织照片的标准未知且不确定而产生问题。虽然现在数码照片完全取代旧照片，存储介质和存储环境也发生了变化，却还是会出现某些设备无法适应这些变化的现象，从而因未经过检查设备不符合标准，发生无法安全存储的问题。最后，照片文件的集合是系统的或复杂的。在存档的入口处，没有正确输入照片存档名称、内容或时间就很有可能发生系统分类出现问题。因此，在设置照片存档时，需要有明确的要求，对照片档案的理解相对清晰，保证在进行系统运作时分类正确。
2 做好信息读图时代照片档案管理的对策
要管理照片文件，需要创建和收集照片图像，在存档概念中定义图像数据，将其集成到日常工作流程中，以及完美处理文档、文件。
2.1 加强领导、明确职责，把照片档案工作纳入日常工作流程
明确责任、有效管理是执行各种任务的先决条件，建立一个相关的资料整理系统，包括照片文件的日常管理、明确要求的设置。在创建、收集、管理、存储和使用照片之前，有必要明确哪些环境保护工作形成了哪些照片。例如，领导人和名人参加单位相关的重要官方活动、组织和参与组织的重大活动、记录重大事故和其他异常情况以及当前情况下的其他重要事件。另外，记录保管人员说服摄影师和承包商在拍照后遵守承诺，将其传达给存储和管理团队，并尽快提交，不得有私存，同时，也要确保数码照片文件包含准确汇总，数码照片上显示所有信息以及全文说明。数码照片由摄影师和承包商收集，以书面形式记录，及时存档，并与其他媒体文件一起存储。在收集和比较文档时，档案管理员要增强照片库的收集和分类意识，而且这项工作应该和记录人员上交在同一时间完成。还要注意的是，因为收集和存储数码照片档案比传统照片档案更难，所以应该结合收集的方式以及整理分类的标准。例如，在收集重要事件并对其进行分类时，就需要保证图形文本的共存。
2.2 数码照片档案要科学整理、安全保管
完整的数码照片文件包括数字图像文件、数码照片纸质文件和纯文字说明。具体要求如下：数码照片集应补充文字说明，并应在适当的时候转换为JPEG和TIFF格式;纸质照片档案要按照国家标准GB/T11821—2002中“照片文件管理规范”进行管理。数码照片上会显示纸质数码照片的存档，此外，由于存储方法的特殊性，存储数码照片会有特殊要求。系统的储存通常是利弊共存的，例如数字图像数据效率太高，但却可能出现病毒，导致硬件故障而丢失文件。同时，许多安全风险也与经常使用的硬盘空间有关，有些人认为家用U盘的质量不统一，因为普通U盘在4～5年内就会出现问题，所以在将文件传入到U盘之后，以便不更改数字照片文件信息，一定要注意时间限制，并在规定时间内将U盘更换，以防万一，有时候还需要将同年的数码照片记录在多张光盘上，再将注册的附有文件编号和有效期的U盘案例，按照软件和硬件存放环境，进行妥善保管，必要时可以在档案上描述一下有关内容。存放照片文件的仓库需要干燥和凉爽，并制定粉尘管理措施，磁盘应存放在坚固的特殊塑料包装中，其目的是保护光盘免受强磁场和有害气体以及强紫外线辐射的影响。按照相关的规定，通常每4年对U盘审查一次，定期查看数字照片文件，识别问题，同时，创建可快速更改的系统。
2.3 加强监管指导
系统管理范围的存档服务改进了每个服务管理指南中照片存档的使用标准，定义了设置图像库的明确要求，创建了有效的管理系统，在创建了系统和存档分类之后，后期工作便只需要启动系统保存并输入文件进行自动配置。档案检查需要标准化，需要建立管理体系。其中，更换旧照片存档的是一种选择，簡单地说就是当需要接收新的存档时，首先要了解存档的接受范围并更改过去存储的纸张大小，然后再为照片存档和纸张存储建立相同的关键概念，并维护具有图像存档的复杂操作设备（系统）。
声学图像文件的管理通常被延迟。声像存档的概念在人们的头脑中通常很弱，许多管理人不知道他们必须保存在官方活动中生成的音频数据。因此，生成/保存视听照片文件变成了一种“短期行为”，导致大多数视听照片档案损失重大，即使录制的视听图像文件也可能无法满足所有要求。由于声学成像需要特定的设备和技术，因此，复制成本高于文本。许多部门都配备了专业的摄影设备和摄像机，每个部门经常可以自己拍照而不需要专业摄影师。这样就有效地避免了有些人在官方活动期间单独创建声音图像，既不上交，也不会为将来使用部门或个人作出贡献，照片数据仅供个人使用。
3 声像照片档案的归档范围与原则
声学库是指由政府机构、公共组织和参与社会活动的人员直接形成的基于聚酯基材的U盘、盒式磁带和光敏材料。基于这一概念，专门研究了声学照片档案存储领域的以下问题：首先是保存声像文件的原理，确定存档卷的原则，这在照片文档存档卷和纸张存档卷方面是相同的。其次，在设计声学图像文件的存储部分时，还应该了解以下内容：文本保留工作时必须要保存的照片、音频和图像的所有数据。基于该原理存储的声学图像数据应该是产生或反映该机构的商业活动的记录介质。这类文件，不仅需要包括从外部组织产生视听数据，还要包括由机构本身产生的声学图像数据。示例：获取最高权威机构的电视频道、报纸、杂志和音频图像，以反映该机构的工作。
4 结语
在许多情况下，人们虽然处于信息时代，但大多情况下却只看见了文字信息。声像图片也是很有价值的，甚至在反映客观目标的描述中起着重要作用。尽管照片档案管理仍处于起步阶段，但要坚信，在往后的发展过程中，声像照片的管理会更加令人满意。当然，这是需要档案部门积极调查照片档案的特点，不断完善照片档案和各种任务系统的管理，然后适应时间需求。
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